峰會論壇活動如何組織策劃？
峰會論壇活動現(xiàn)如今隨處可見，不同規(guī)模、不同類型的，但是想要舉辦的成功就不是一件容易的事情，如何合理控制成本，如何提升質量，這些問題是策劃公司需要仔細想的。那么，峰會論壇活動如何組織策劃呢？
想要成功組織舉辦一場峰會或論壇活動，肯定離不開前期精密的準備工作，活動規(guī)模越大，需要籌劃的時間就越長，人員分配、場地選擇、核心人群、車輛接待、第三方人員等都是需要需注意的問題。
人員分配：每個人要明確自己的職責，根據(jù)自己的職責完成好自己負責的任務，由總負責人負責監(jiān)管和檢查，確保每個人都能夠順利完成自己的工作。
場地選擇：場地選擇預訂環(huán)節(jié)，包括住宿、晚宴、會議場地等。根據(jù)參會人數(shù)和活動規(guī)模進行決定，如何人數(shù)和規(guī)模較大，那就要選擇體育館、劇院、會展中心等大型場所，并且要了解清楚場地使用的細節(jié)。
核心人群：核心人群就是嘉賓要提前對嘉賓進行分類，如：VVIP，VIP，嘉賓，媒體等等，并且根據(jù)這些嘉賓的等級進行安排車輛使用和住宿等問題。
不是我們的觸及范圍，待企業(yè)確定出席以后，后續(xù)的工作可能都是很這些VVIP助理聯(lián)系，反正得確保好他們的工作不能失誤。VIP也得注意語言技巧，一般是主要是贊助商。
第三方人員：禮儀、保安、主持人這些都是非常重要的角色，這些人員的服裝、妝容以及素質都需要格外注意，因為這些都是最直接體現(xiàn)這場活動好壞的點。
【論壇】如何策劃一場論壇
會議策劃、執(zhí)行基本都是一點點學來的。會議是否成功有很多要素，但是會議的主題設定、流程設定、要點設定還是有跡可尋的?；莼菹蚰唵谓榻B一下會議（論壇）策劃的一些要點。
做會議論壇，基本都是有目的性的命題作文。所以首先了解領導的意圖，自身有什么優(yōu)勢資源。我們需要根據(jù)領導意圖，確定幾點：什么形式，什么規(guī)模，在哪里辦，贏利點，優(yōu)勢分析，難點分析。形成一個會議說明文字報給領導。這里包括：會議背景、論壇概況（含論壇主題、舉辦時間、指導單位、主辦單位、協(xié)辦單位、承辦單位、支持媒體），參會人員類型數(shù)量、內容設置（含結構說明、會議流程）。
領導基本通過整個會議的策劃文檔，確定各個主題，尤其是領導發(fā)言主題是很重要的。
一般的上午會議（或者上半場）主要照顧領導、贊助商、主辦方。
會議想要做出點特色，具有影響力能夠被媒體關注、贊助商滿意、參會者滿意，形式一定不能是單一的。一般來講除了領導層次的演講發(fā)言內容之外，還要設立活動發(fā)布、刊物發(fā)布、機構成立儀式、項目簽約等內容。
論壇的設置，還需要考慮贊助商的需求，例如簽到臺發(fā)放贊助商資料，參會證、手提袋、背景板放贊助單位logo，講話過程中讓贊助商領導發(fā)言，讓贊助商領導和支持單位大領導在貴賓室見面照相，會前和茶歇的時候博放贊助單位宣傳視頻等。
現(xiàn)在做會議，很多都是演講+互動的構成，也就是以上會議演講部分完成后，讓部分重量級領導，尤其是贊助單位領導，有個露面發(fā)言的機會?；咏涣鞯沫h(huán)節(jié)，一般是在舞臺上擺放4~8個椅子（算上主持人的），呈淺弧形，盡量都面對觀眾。投影或者LED設置，可以在幕布或者LED中放映領導發(fā)言畫面。一般來講，互動環(huán)節(jié)都分為臺上嘉賓互相之間的交流，以及臺上臺下互動兩部分。也就是可以讓臺下觀眾發(fā)言對某個嘉賓提問，然后嘉賓回答，也可以大家都來談這個問題。
一般半天的會議，以上部分就足夠了，但是如果是全天會議，或者多天會議，那就要設置分論壇了。分論壇設置有幾個原則：
1、招商優(yōu)先，按照贊助商的需求設定分論壇主題和規(guī)模形式；
2、熱點優(yōu)先，積攢人氣，對外招商和宣傳用；
3、領導們最得意最喜歡的事；
4、為了凸顯主題而設置的分論壇。因為分論壇和主論壇之間，可能換會議室，至少有一段時間的間隔，所以形式上可能有轉變。分論壇可以單獨選擇形式。例如一些項目對接會適合U形、回形等。
致辭+演講+發(fā)布+互動，基本已經(jīng)滿足一般會議論壇需要。但是為了滿足贊助商，或者實現(xiàn)盈利的需要，可能還涉及到會后集體參觀、考察的環(huán)節(jié)。實際上這個就是為了讓大家放松一下，順便滿足贊助商的需求。
以上為一般的會議流程，但是還有幾個問題需要注意，需要在會議策劃階段就要考慮到。例如
1、媒體宣傳。媒體宣傳分為內外部分，可以自己做活動官網(wǎng)、活動專題、新聞報道，也可以找外部的媒體來宣傳。
2、物料的籌劃。包括會議手提袋、會議手冊、項目手冊、參會證、背景板、易拉寶、水牌等，這些需要提前設計、制作的，同時也是招商的項目。
3、會議招商問題。會議主題形式的確定，都要和招商贊助相關，這個要貫徹一個會議的始終，不多累述；
4、會議的流程控制表、任務分工表，這也是需要在策劃階段就要做出來的，包括物料表。
如何策劃好一場高峰論壇
對于峰會論壇活動策劃，首先確定論壇的主題內容、活動預算。這。其次此類活動策劃也需要提前策劃好峰會論壇的大致內容。這兩個大要素確定以后才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模
我們認為高峰論壇活動策劃，確定這幾個大要素確定以后才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模。峰會論壇活動策劃，最好是有一套完整詳細的管理方式。
如果在策劃方案出來后，有執(zhí)行計劃確認表，上面有項目目標、里程碑、推進計劃、實施路徑、具體工作任務等。這不僅方便了活動策劃者，隨時掌控活動進度，可以通過表格了解項目各階段的實施情況和結果交付。對于客戶來說，這是體現(xiàn)專業(yè)度和服務的地方，即給自己添麻煩從而才能為客戶提供方便和舒心，現(xiàn)在都講用戶體驗，所以服務必須做的徹底、到位。更重要的是有套科學的管理方法，不會在項目前期準備的時候出狀況，而且在物料方面得到節(jié)省的效果，極大減少了重做、做錯這些情況的發(fā)生。
高峰論壇活動策劃注意細節(jié)
1、論壇議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管峰會論壇活動屬于正式的論壇，但可以做得更活躍一些，尤其是高峰論壇活動策劃的開幕。在論壇議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。
2、確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個會議的規(guī)格與規(guī)模，進而影響高峰論壇的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，論壇地點或論壇的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協(xié)調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。
3.論壇現(xiàn)場氣氛控制，現(xiàn)場執(zhí)行總負責人，可以在現(xiàn)場氣氛多下功夫。氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。
4.主持人，在高峰論壇活動中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的了解與把握。在產(chǎn)品的演示講解過程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。
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